Stress im Job bewältigen: Was Sie von Spitzensportlern für Kundengespräch und Büroalltag lernen können

In der Preisverhandlung, im Pitch oder nach Stunden am Bildschirm reagiert das Gehirn auf Druck mit einem Programm aus der Steinzeit. Warum dagegen Ankämpfen den Stress oft verstärkt, welche kurzen Techniken im akuten Moment helfen und wie sich Stressresistenz im Arbeitsalltag trainieren lässt, erklärt Mentalcoach Markus Koch.

Koch kommt aus dem Sportschießen. Als junger Sportler flog er wegen mentaler Schwäche aus dem Landeskader, „Gott sei Dank“, wie er heute sagt. Seitdem, inzwischen seit rund 35 Jahren, beschäftigt er sich damit, was im Kopf passiert, wenn es darauf ankommt. Als Trainer hat er 13 WM-Titel mit Nationalteams gewonnen, hauptberuflich ist er Kriminalhauptkommissar und gibt beim psychologischen Dienst des Bayerischen Landeskriminalamts Seminare zu Stressmanagement und Gehirntraining für Führungs- und Einsatzkräfte.

Im CRM Experience Podcast und in seinem Vortrag auf der CRM Experience hat Koch gezeigt, welche dieser Techniken sich auf den Büroalltag übertragen lassen. Der Körper unterscheidet dabei wenig zwischen Wettkampf und Kundentermin: In beiden Fällen meldet sich dasselbe Stressprogramm.

Champions sind besser im Schlechtsein.

Fragt man, was einen Champion von einem sehr guten Athleten unterscheidet, kommen meist Disziplin, Talent und Durchhaltevermögen. Ab einem gewissen Niveau ähneln sich die Athleten darin aber stark, sagt Koch. Den Unterschied macht der Umgang mit Niederlagen und Phasen, in denen nichts mehr klappt. Er fasst das in einem Satz aus dem Leistungssport zusammen: „Champions sind nicht besser im Gutsein, Champions sind besser im Schlechtsein.“

Leistung entwickelt sich nach seiner Erfahrung nie linear. Man lernt, wird besser, und dann kommt eine Phase, in der etwas Beherrschtes plötzlich nicht mehr funktioniert oder sich trotz vollem Einsatz nichts bewegt. In diesen Phasen reagieren Menschen laut Koch auf vier Arten:

• Typ 1 korrigiert seine Ziele nach unten.
• Typ 2 gibt auf und schimpft auf die Umstände.
• Typ 3 trainiert wie besessen und will das Ergebnis erzwingen.
• Typ 4 macht weiter, auch wenn es frustrierend und unerklärlich ist.

Nur Typ 4 ist der Champion. Typ 3 scheitert an seiner Biochemie: Wer dauerhaft Vollgas gibt, läuft auf Stresshormonen wie Cortisol, die Muskulatur verspannt, irgendwann kommen die Beschwerden. „Kämpfen ist wichtig, aber wer nur kämpft, bei dem wird aus Kampf Krampf.“ Wer dagegen weiß, dass auf jedes Hoch ein Tief folgt, kann die schwache Phase nutzen, um Schwung für den nächsten Schritt zu holen.

Im Kundengespräch schlägt das Steinzeit-Gehirn Alarm.

Koch erklärt Stress mit einem alten und einem neuen Teil des Gehirns. Der alte Teil ist seit rund 300.000 Jahren derselbe und hat nur ein Ziel: überleben. Im Kundengespräch, im Meeting oder in der Präsentation meldet er Lebensgefahr. Versagensangst und die Sorge, sich zu blamieren, übersetzt er in dieselbe Reaktion wie früher die Angst vor einem Angreifer: Puls hoch, kalte Hände, Zittern, flache Atmung.

Der neue Teil, mit dem wir bewusst denken, hält dagegen: Das habe ich schon hundertmal gemacht, hier geht es um nichts Bedrohliches. Und genau dieser Widerspruch kann blockieren. Der alte Teil sendet Alarm, der neue fordert Ruhe, und im Kopf entstehen zwei gegenteilige Botschaften gleichzeitig.

Das gilt auch für Erfahrene. Eine Aufgabe, die man aus dem Ärmel schüttelt, löst wieder Stress aus, sobald sich ein Inhalt oder eine Rahmenbedingung ändert. Selbst wenn es gut läuft, meldet sich der alte Teil mit der Frage, was passiert, wenn es nicht so bleibt.

Erst wahrnehmen, dann annehmen, dann damit umgehen.

Die meisten Menschen wehren sich gegen ihre Stresssymptome, erklärt Koch am Beispiel eines Tennisspielers beim Matchball. Der Arm zittert, also soll er sofort ruhig werden. Das klingt vernünftig, verstärkt aber den Konflikt zwischen altem und neuem Gehirnteil. Erfahrene Sportler gehen anders vor: Sie erforschen das Symptom für einen Moment. Wo genau zittert es, oben oder unten am Ellbogen, dumpf oder klar? Wo wird die Hand kalt? Dadurch verliert die Reaktion ihren Schrecken.

Champions sind in großen Momenten auch nicht tiefenentspannt. „Da ist richtig Feuer unterm Dach im System, aber die wehren sich nicht dagegen, die spielen damit.“ Koch beschreibt das als Dreischritt aus seiner Zeit in Projektmanagement und Organisationsberatung: erst den Ist-Stand anschauen, dann akzeptieren, dass er sich unangenehm anfühlen darf, dann damit umgehen.

Im Beruf ist das besonders wichtig, weil viele sich für Stress schämen und versuchen, ihn zu verbergen. Das bemerkt das Gegenüber, sagt Koch, auch wenn es nicht benennen kann, was nicht stimmt. Wer mit seinen Stresszeichen im Reinen ist, wirkt stimmiger. Der Moment des Wahrnehmens dauert eine Sekunde, von außen sieht ihn niemand.

Kleine Schalter für den Ernstfall.

Für Situationen, in denen keine Zeit zum Runterkommen bleibt, empfiehlt Koch kurze Techniken, die er im Vortrag mit dem Publikum ausprobiert hat:

Zweimal kurz einatmen, einmal lange ausatmen. Im Stressprogramm atmen wir kurz und flach in die Brust. Ein bewusst langes Ausatmen passt nicht dazu, und selbst der alte Teil des Gehirns merkt, dass es so schlimm nicht sein kann. Das Stressprogramm ist danach nicht weg, aber gedämpft. Wer im Pitch nicht zeigen will, dass er sich gerade sammelt, atmet nur durch die Nase.

Aufmerksamkeit auf die Nase lenken. Wer die einströmende kühle und die ausströmende warme Luft spürt, ist im Hier und Jetzt. Für Gedanken an die lästige E-Mail bleibt in dem Moment kein Platz.

Erden. Tief einatmen, sich vorstellen, dass die Luft beim Ausatmen über die Fußsohlen in den Boden geht, und dann den Kontakt der Füße zum Boden wahrnehmen, ohne ihn zu bewerten. Moderatoren, Schauspieler und Kampfsportler nutzen das, um aus dem Kopf herauszukommen und Stand zu finden.

Mundwinkel hoch, Kopf hoch. Mit gehobenen Mundwinkeln fällt es schwer, sich über jemanden zu ärgern. Koch empfiehlt das als kurzes Lächeltraining im Büro, notfalls unauffällig beim Griff in die unterste Schublade. Eine aufrechte Kopfhaltung wirkt nach seiner Erfahrung ähnlich.

Den Termin vorher im Kopf durchspielen. Abends vor dem Einschlafen ein, zwei Minuten lang vorstellen, wie der Pitch oder das schwierige Gespräch gut verläuft, und das viele Male wiederholen. Besser, als man ist, wird man dadurch nicht, sagt Koch. Die Wahrscheinlichkeit, abzurufen, was man kann, steigt aber deutlich.

Gehirntraining braucht Bewegung und Fehler.

Die Schalter helfen im akuten Moment. Langfristig setzt Koch beim Gehirn selbst an. Unter Stress schaltet es Areale ab und arbeitet nur noch mit dem, was es gerade dringend braucht. Je besser es vernetzt ist, desto handlungsfähiger bleibt man in diesem Zustand. Diese Vernetzung lässt sich trainieren, allerdings nicht mit jeder Übung.

Kochs Oma hat Sudoku gelöst, um im Alter geistig fit zu bleiben. Das hält das Gedächtnis in Schwung, macht aber vor allem besser im Sudoku. Koch nennt das den fehlenden Ausbreitungseffekt. Kommen Bewegung und Wahrnehmung dazu, bildet das Gehirn neue Synapsen, und die wirken auch in anderen Bereichen: Man wird kreativer, stressfester und macht weniger Fehler. Besonders wirksam sind Übungen, die beide Körperhälften gleichzeitig fordern, etwa zwei Bälle mit überkreuzten Armen fangen oder mit dem rechten Bein kreisen und dabei mit der Hand eine liegende Acht in die Luft malen.

Dass sich das Gehirn bis ins hohe Alter umbauen lässt, weiß man erst seit es bildgebende Verfahren gibt. Koch nennt die Londoner Taxifahrer als Beispiel: Für die Prüfung „The Knowledge“ lernen sie über Jahre Zehntausende Straßen und Sehenswürdigkeiten samt kürzester Verbindung. Bei Fahrern, die sie bestanden haben, ist der Hippocampus, zuständig für Gedächtnis und räumliche Orientierung, überdurchschnittlich groß.

Zwei Bedingungen hängen daran. Erstens muss die Übung immer schwerer werden. Sobald man etwas beherrscht, ruft das Gehirn nur ein vorhandenes Muster ab. „Also bleiben wir zwar schlau, aber wir werden nicht noch schlauer.“ Zweitens setzt erst der Fehler den Wachstumsreiz. Spaß hilft dabei, weil das Gehirn mit Dopamin besser lernt.

Für den Alltag braucht es keine Trainingsstunde. Zähne mit der ungewohnten Hand putzen, Besteck tauschen, die Maus zwischendurch links bedienen, die randvolle Kaffeetasse mit der anderen Hand zum Mund führen. So kommen laut Koch schnell zehn Minuten Training am Tag zusammen.

Ohne Fehler kein Lernen, auch nicht im Team.

Für Koch ist das mehr als ein Detail aus dem Gehirntraining. Wer sich nicht traut, Fehler zu machen und Grenzen zu überschreiten, bremst das eigene Wachstum. Das gilt für einzelne Mitarbeitende genauso wie für Teams und Unternehmen. Eine Kultur, die jeden Fehltritt bestraft, hält Menschen in dem Bereich, den sie schon beherrschen, und genau dort passiert im Kopf nichts Neues. Auch Kreativität entsteht laut Koch erst, wenn man sich aus diesem Bereich herauswagt.

Im Spitzensport gehört das zum Alltag. Präzisionssportarten wie Sportschießen oder Darts sind für Koch Fehlersportarten: Das perfekte Spiel gibt es nicht, man macht ständig Fehler. Wer dort oben ankommt, hat gelernt, damit umzugehen. Als Unternehmer würde Koch deshalb sofort Leistungssportler einstellen, weil sie Disziplin, den Umgang mit Niederlagen und Misserfolgen und sogar Change Management gut beherrschen.

Wie tief die Angst vor Fehlern sitzt, macht Koch in seinen Übungen sichtbar. Sie sind bewusst so angelegt, dass jeder an seine Grenzen kommt. Die typischen Reaktionen sind „Mist“, „peinlich“ oder „Entschuldigung“, obwohl alle vorher gehört haben, dass nur der Fehler den Lernreiz setzt. Wir sind auf Perfektion getrimmt. Koch rät, die eigene Reaktion einmal bewusst zu beobachten und dann umzudeuten: „Jeder Fehler ist ein Erfolg. Und weiter geht's.“

Für Führungskräfte steckt darin eine einfache Testfrage: Wie reagiert das Team, wenn jemandem etwas misslingt, das er zum ersten Mal versucht? Die Antwort zeigt, ob dort gelernt oder nur abgespult wird.

Eine Minute Pause pro Stunde.

Wer viel am Bildschirm arbeitet, kennt das Nachlassen von Konzentration und Kreativität am Nachmittag. Koch beruft sich auf eine alte Erkenntnis: Nach rund 45 Minuten nimmt die Konzentrationsfähigkeit ab. Spätestens dann lohnt sich eine Pause, und die muss nicht lang sein. Eine Minute pro Stunde reicht laut Koch.

In Workshops lässt er dafür einen Erinnerungston auf dem Handy stellen. Sobald es piept, wird eine Minute lang nicht gearbeitet. Die Teilnehmenden berichten, dass sich eine Minute ewig anfühlt und der ganze Tag weniger hektisch wirkt. Wer die Minute zusätzlich für Bewegung nutzen will, steht auf und führt abwechselnd den rechten Ellbogen zum linken Knie und den linken zum rechten. Das ist eine Übung für beide Körperhälften, wie Koch sie auch fürs Gehirntraining empfiehlt.

Fazit: Mit dem Druck arbeiten.

Kochs Techniken stammen aus Sportarten, in denen Hundertstel und Millimeter entscheiden, und aus Polizeieinsätzen, in denen Fehler schwere Folgen haben. Im Kundengespräch oder vor dem Vorstand reagiert der Körper nach demselben Muster. Wer Stresssymptome wahrnimmt statt sie zu bekämpfen, ein paar Schalter wie das lange Ausatmen beherrscht und Rückschläge als Teil jeder Leistungsentwicklung einplant, bleibt auch dann handlungsfähig, wenn es darauf ankommt.

Ausprobieren lässt sich das beim nächsten schwierigen Termin, ob Preisverhandlung, Pitch oder Gespräch mit einem unzufriedenen Kunden. Achten Sie kurz vorher darauf, wo sich die Anspannung zeigt, ohne sie wegdrücken zu wollen, und atmen Sie zweimal kurz ein und einmal lange aus. Danach wissen Sie, ob der Schalter bei Ihnen wirkt.

Das Wichtigste in Kürze

• Was Champions laut Markus Koch auszeichnet, ist ihr Umgang mit Rückschlägen. Sie machen in schwachen Phasen weiter, statt Ziele zu senken, aufzugeben oder zu verkrampfen.
• Im Kundengespräch oder Pitch meldet der älteste Teil des Gehirns Gefahr. Wer gegen die Stresssymptome ankämpft, verstärkt sie. Wer sie kurz wahrnimmt und annimmt, bleibt handlungsfähig.
• Schnelle Schalter für akuten Stress: zweimal kurz ein- und einmal lange ausatmen, die Füße am Boden spüren, Mundwinkel und Kopf heben.
• Gehirntraining wirkt am besten mit Bewegung und muss ständig schwerer werden. Erst der Fehler setzt den Wachstumsreiz, deshalb bremst eine Kultur, die Fehler bestraft, das Lernen im ganzen Team.
• Am Bildschirm lässt die Konzentration nach etwa 45 Minuten nach. Eine Minute Pause pro Stunde und Bewegung in der Mittagspause bauen Stress ab.